À propos des appels d'offres...

À propos des appels d’offres…

Écrit par Éric Leblond le 17 Mai 2012 dans Actualités, affaires et technologies, Autre

Depuis maintenant 2 ans, nous portons un regard de plus en plus suspicieux sur les appels d’offres que nous recevons, ou que nous voyons passer : exigences de plus en plus pointues, temps passé à rédiger les réponses de plus en plus long, coûts de l’analyse (pour le client) inévitablement de plus en plus élevés, montants concernés de plus en plus faibles…

Si on ne peut que louer la volonté des institutions (autant publiques que privées) d’obtenir un juste prix, on peut se poser de sérieuses questions sur les économies qui sont réalisées quand…

les coûts des projets ne cessent d’augmenter sans que nous puissions objectivement dire que leur qualité évolue en conséquence;
les règles d’attribution favorisent de plus en plus les boîtes habiles à répondre aux appels d’offres et non celles qui savent livrer la marchandise;
l’évaluation des soumissionnaires porte souvent sur des critères qui n’ont aucun impact réel sur la qualité du projet;
les règles d’attribution créent des climats malsains où les plus bas soumissionnaires font ensuite doubler les coûts en prétextant 1001 demandes de modifications, au grand dam des clients qui essaient de leur retourner ensuite la monnaie de leur pièce… Bonjour l’ambiance pendant les ateliers!

Nous pensons qu’il faut faire quelque chose avant que les meilleurs de l’industrie ne se mettent à refuser systématiquement de répondre aux appels d’offres.

Il nous semble donc qu’il est grand temps que notre industrie propose quelque chose de constructif à ceux qui se cassent la tête à écrire des appels d’offres pour des raisons légitimes. Voici donc notre humble contribution.

Les règles existantes et le « plus bas soumissionnaire conforme »

Bien sûr, il existe un tas de « bonnes pratiques » et de règles qui guident la rédaction de ces appels d’offres. Nous émettons l’hypothèse qu’elles font partie du problème et non de la solution, justement parce qu’ils se sont alourdis, avec le temps, de critères provenant de déceptions, d’échecs et de confrontations avec des fournisseurs. Trop défensifs, ils mettent l’accent sur la volonté de « ne pas se faire avoir » : on finit par embaucher le « plus bas soumissionnaire conforme » au lieu des meilleurs fournisseurs disponibles selon les moyens de l’organisation.

(Pour ceux qui ne comprennent pas la différence entre les deux, la voici en version simplifiée : embaucher le plus bas soumissionnaire conforme, c’est retenir la firme qui obtient 61% au score de qualité parce qu’elle est 1000$ moins chère sur un budget de 250000$ que celle qui obtient un score de 95%. Et espérer, ensuite, que de réparer ses dégâts coûtera moins cher que 1000$ quand, excédé, avec un projet en retard et de mauvaise qualité, vous téléphonerez à la firme ayant obtenu 95% au départ pour sauver les meubles le lendemain d’un lancement de projet catastrophique…)

Avec quelques collègues, nous réfléchissons activement depuis quelques semaines à un projet de « charte de conditions de succès » qui favoriseraient de meilleurs projets et de meilleures relations entre les clients institutionnels et les fournisseurs de service de conception et production de sites Web.

Notre objectif?

Faire en sorte que les institutions (et les citoyens) en obtiennent davantage pour leur argent, et que les firmes qui travaillent pour elles le fassent dans de meilleures conditions, en mettant l’accent sur la complémentarité des compétences respectives des clients et de fournisseurs.

On commence quand?

J’ai l’intention d’aborder le sujet cet après-midi au WebCamp Québec lors de la session que j’aurai le plaisir d’animer. J’encouragerai les participants à réfléchir avec nous au sujet en nous faisant part de leurs commentaires ici.

J’espère que nous aurons aussi la chance de compter sur le point de vue des clients, ceux qui se débattent avec des règles complexes et de contraintes organisationnelles qui devront être prises en compte dans cette réflexion. Le but étant, au bout du compte, de permettre à tous de mieux travailler ensemble pour le bénéfice de ceux qui paient la note… qui sont aussi ceux qui utilisent les sites Web!

Vous voulez participer?

Si vous êtes en agence Web et que vous souhaitez participer, vous êtes les bienvenus! À terme, nous imaginons bien une charte partagée par plusieurs joueurs de l’industrie, et même des clients désireux de questionner la mécanique actuelle d’attribution de contrats. Nous commencerons donc par soumettre une version 1.0 suite à vos commentaires ici, et ensuite nous ouvrirons le jeu.

Vous êtes soucieux de faire connaître votre point de vue mais vous préférez que ça reste entre nous? Pas de problème! Écrivez-nous à contact@lacharte.org (à partir du 18 mai).

Nous verrons bien où ça nous mènera!