Obtenir les services d’une agence numérique grâce à un appel d’offres public bien rédigé

Les appels d’offres publics sont un sujet populaire par les temps qui courent.

De la construction à l’informatique, de la Commission Charbonneau à la paranoïa ordinaire de décideurs déboussolés devant la multiplication des règles, plusieurs se préoccupent davantage de la manière dont les contrats publics sont attribués plutôt que des résultats obtenus.

Malgré les initiatives pour réduire les coûts, augmenter la qualité et diminuer les risques de fraudes, nous n’avons pourtant pas l’impression que les choses vont dans la bonne direction.

Un problème complexe et délicat

L’attribution des mandats dans le secteur public est complexe parce que les contraintes administratives, règles et lois qui encadrent les appels d’offres sont nombreuses, souvent mal comprises et de plus en plus lourdes.

C’est aussi un sujet délicat parce qu’il y a toujours un biais à en parler : que vous soyez un fournisseur ou un client, en vous exprimant sur la question vous donnerez la perception que vous cherchez à « tirer la couverture de votre bord ».

En parler publiquement pourrait aussi faire de vous un persona non grata pour certaines organisations. Bien que les agences soient de plus en plus sélectives, personne ne souhaite risquer une part de ses revenus.

Le point de rupture approche entre des gens pourtant faits pour s’entendre

Malgré ces réserves, nous avons choisi d’en discuter parce que la situation actuelle atteint, pour plusieurs, un point de rupture.

Depuis un bon bout de temps, nous entendons un murmure qui grandit, autant du côté des agences que de celui des clients.

Chez les entreprises

Les meilleures entreprises de l’industrie, les plus innovatrices, les plus à même de régler les problèmes efficacement sont en train (graduellement) de s’éloigner des appels d’offres publics. Cela prive les gouvernements de solutions pertinentes, d’idées fraîches et d’une agilité qui permet souvent de réduire les coûts.

Ce retrait graduel des firmes qui choisissent la qualité coûte cher aux clients (et aux contribuables) : les solutions mal adaptées ou de faible qualité finissent par coûter plus cher en entretien, révisions et autres refontes perpétuelles que les solutions de qualité qui fonctionnent du premier coup.

Chez les clients

Les décideurs du secteur public ont des problèmes de plus en plus lourds à régler, doivent le faire avec des moyens de plus en plus restreints, dans un environnement réglementaire de plus en plus lourd.

Doit-on se surprendre de leur exaspération quand vient le temps de sélectionner un fournisseur de confiance qui devra aussi être « le plus bas soumissionnaire conforme »?

La peur de voir son nom associé à un scandale étant cependant plus grande que la motivation de le voir associé à un succès, on peut aisément comprendre ce qui se passe dans la tête des gestionnaires au moment de lancer un appel d’offres. Ils doivent composer avec les règles, et malgré leur bonne volonté, le plus souvent ils procèdent dans les règles de l’art… en se bouchant le nez.

Une chose est sûre : présentement, personne n’y gagne.

Un malaise de plus en plus évident

Pour mieux comprendre les enjeux actuels des appels d’offres publics, nous recommandons la lecture de l’excellent « Guide de sélection des agences » offert par l’AAPQ. Sa publication et les efforts qui y ont été investis soulignent que les agences numériques ne sont pas les seules à percevoir les enjeux des appels d’offres.

Le Regroupement des partenaires du gouvernement en technologies de l’information (RPGTI) a aussi publié un mémoire qui aborde le sujet des appels d’offres publics pour demander des changements.

Il semble donc qu’autour du monde du Web, l’enjeu soit reconnu et important.

Notre souhait

Parlons maintenant de ce qui  préoccupe directement une agence numérique de taille moyenne.

Nous souhaitons que l’attribution des mandats publics dans le domaine numérique évolue, autant au bénéfice des clients que de l’industrie.

Pour faire bref et populiste (on est en campagne électorale après tout), il est temps de cesser de choisir des professionnels du service comme on achète de l’asphalte et des boulons.

Soyons constructifs!

Nous reconnaissons que les changements dans le secteur public sont parfois difficiles à opérer : c’est pourquoi nous aborderons les problèmes un à la fois, de manière spécifique.

Par souci de transparence, nous expliquerons les conséquences de chaque irritant du point de vue des entreprises… mais exposerons aussi les impacts pour le client.

Et parce qu’il est plus utile de contribuer que de râler, nous proposerons une piste de solution pour chaque irritant soulevé.

Quelques irritants, transformés en questions (et en pistes de solutions)

• Combien d’agences doit-on inviter?
• Devrions-nous demander des maquettes ou un concept pour répondre à notre appel d’offres?
• Devrions-nous imposer notre méthodologie et nos outils de travail?
• Quel est le délai raisonnable de réponse à un appel d’offres?
• Quelle devrait être la part d’importance de la qualité vs le prix? (discussion sur la formule K)
  • Comment le concept de « plus bas soumissionnaire conforme » nuit à l’innovation, la compétitivité et la variété dans l’écosystème des entreprises numériques
• Demander un taux préférentiel pour une « banque d’heures » sans minimum garanti… Vraiment?
• Doit-on payer sur livraison ou sur approbation des livrables?
• Peut-on exiger un dépôt des firmes qui souhaitent proposer leurs services?

Cette liste sera mise à jour selon les contributions de nos lecteurs et l’évolution de notre réflexion.

À bientôt!by