L’inventaire de contenu Web, c’est comme acheter des chaussettes!

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Le recensement des contenus, c’est comme acheter des chaussettes. C’est plate à débourser, mais c’est indispensable, puis un jour ou l’autre, il vous faut ouvrir le tiroir, faire le décompte et balancer vos bas usés… Et je vous épargne les bobettes!

Répertorier les contenus avec méthode exige de la mesure dans l’excès

Lors d’un processus de refonte Web, on réalise la plupart du temps qu’une quantité phénoménale de contenus existe. Qu’on parle de documents électroniques, papiers, numérisés ou HTML, d’images, de tableaux ou de schémas, les contenus se sont accumulés à travers les années et les employés. On constate que les formes, les styles et la nomenclature des fichiers sont plutôt hétéroclites et notre jugement est brouillé. Un recensement s’impose, mais est-il nécessaire de tout inventorier?

L’inventaire quantitatif du contenu : rapide et profond, mais incomplet

Il existe différentes manières de faire le recensement des contenus existants. Certaines méthodes sont plus exhaustives que d’autres, mais aucune n’est idéale. La première question qui nous préoccupe concerne toujours le nombre. La technique de compilation la plus simple consiste à exécuter un logiciel d’analyse de contenu Web (Web Content Analysis Tool – Web CAT) pour vous procurer un inventaire complet des URL de votre site. Ce genre d’inventaire vous donnera de manière assez précise, le nombre d’unités accessibles sur votre domaine.

Si votre site est bien construit et que toutes les métadonnées ont été spécifiées individuellement pour chaque page, alors vous aurez un inventaire que vous pourrez traiter dans un simple tableur. Mais comme cela est plutôt rare avec les sites qui sont présentement en refonte, l’inventaire sera difficile à exploiter (il est en effet fascinant de constater à quel point les métadonnées sont escamotées sur les sites volumineux, et j’évite de vous parler de la nomenclature des documents électroniques). D’une manière ou d’une autre, cette option est si simple et peu coûteuse, que la question ne se pose plus! Ce genre d’inventaire se fait systématiquement par les gestionnaires du site.

L’inventaire qualitatif du contenu : long, mais détaillé

De manière plus rigoureuse, on procède à un inventaire exhaustif sous forme d’audit. Cette technique permet de répertorier tous les méandres de votre site en scrutant page par page pour les évaluer qualitativement. Avant d’amorcer un tel travail, il faut se demander si la refonte vise à reconduire la majorité des contenus. Si c’est le cas, un audit sera sans doute utile. Comme le processus est manuel et imposant, la mise en place d’un outil de traitement et de classification vous permettra de personnaliser les valeurs à saisir selon les objectifs du nouveau site, notamment en ce qui a trait aux métadonnées. Les informations seront consignées dans un tableur qui facilitera le tri des contenus prioritaires et ceux nécessitant plus de travail. Il sera aussi plus facile d’identifier les contenus dupliqués, les désuets ou ceux à supprimer. Enfin, l’exercice vous permettra d’assigner la responsabilité des contenus à leurs experts et les ateliers de contenus pourront se dérouler au même moment.

Bien que cette approche soit souvent adoptée et rassurante pour les propriétaires de contenu, elle vous en coûtera plusieurs heures de travail intensif et quelques dépressions au passage (ce n’est effectivement pas une tâche bien excitante). Par conséquent elle est souvent questionnée, voire abandonnée en cours de route.

Une approche hybride inversée? Pourquoi pas!

Dans une autre perspective, lorsque la refonte que vous amorcez présente les allures d’une réforme, vous pouvez opter pour une approche plus incrémentale. En partant d’un répertoire existant et actualisé comme le plan de votre site, vous misez sur les contenus les plus porteurs et les portes d’entrée naturelles du site. En y joignant les informations tirées des statistiques de consultation du site et de quelques enquêtes (internes, clients/utilisateurs) réalisées par des spécialistes en architecture de l’information, vous serez en mesure de construire une nouvelle arborescence appuyée par des faits représentatifs des besoins de votre cible. Puis, en guise de source documentaire, vous raccordez l’inventaire des contenus existants aux contenus cibles de votre nouvelle arborescence…

À ce stade de votre réflexion, vous êtes conscient qu’il s’agit d’une nouvelle création et non d’une simple adaptation de votre site actuel. C’est un nouveau départ, engagé vers les nouvelles technologies, vers la nouvelle génération de clientèle mobile.

Un compromis rentable et motivant

Même si cette approche semble plus artisanale, elle offre un compromis rentable et est celle qui conduira à une réelle stratégie de contenu: une stratégie concertée où les experts de contenu seront confrontés à la densité de l’information, à son accessibilité, à son utilité réelle; une stratégie qui tient compte des besoins actuels de la cible et qui est débattue au fur et à mesure lors des ateliers de contenus. Évidemment, plusieurs des contenus existants seront adaptés, mais bien d’autres seront réécrits, raccourcis, illustrés, fusionnés, réaménagés, voire supprimés. Ils seront traités en lot pour permettre aux ressources de s’approprier tout un pan de contenu et ce sont les contenus cibles qui détermineront le recensement des contenus existants, et non l’inverse. Ainsi, on maximise le temps d’intervention en focalisant notre attention sur les nouveaux objectifs du site.

Cette approche orientée vers le résultat final mobilise davantage les intervenants et contribue à maintenir un bon niveau de motivation. Mais elle n’est pas sans sacrifices, sans heurts. Comme le recensement est sommaire et que l’objectif principal est de répondre à une nouvelle architecture de l’information, certains contenus plus profonds dans les méandres du site peuvent soudainement refaire surface, susciter plusieurs remises en question et provoquer le «débobinage» de certains égos ou la «résurgence» d’une ancienne culture organisationnelle… Mouhhaahaha! Ce sont les risques du métier!

Préparez-vous et mobilisez vos ressources

D’une manière ou d’une autre, vos experts de contenu seront durement mis à contribution lors d’atelier de contenu. Les gens ont habituellement un attachement surprenant à leur contenu. Ils manifestent le « syndrome du contenu prioritaire », un biais associé aux années 2000 alors qu’on déployait des efforts impressionnants pour tout mettre en ligne. Aujourd’hui, nous en faisons l’élagage lors des ateliers de contenus, et il n’est pas rare d’utiliser la tronçonneuse! Il est donc important de prédisposer vos ressources à ce travail exigeant sur le plan moral.

Enfin, selon l’approche préconisée, il sera important de planifier la disponibilité des ressources stratégiques. Amorcer un audit nécessite une planification serrée en début de projet. Une approche inversée sollicite les experts de contenu sur demande, au moment de l’écriture d’un segment de contenu, ce qui implique une gestion plus Agile du travail.

Doigté, tolérance et empathie

C’est donc la nature de la refonte qui détermine principalement l’approche la plus adaptée. Dites-vous cependant que nous sommes actuellement dans un grand mouvement de réforme lié au développement de la mobilité et à l’importance que prend la stratégie de contenu. La gestion des contenus implique donc plus de sacrifices. Elle est plus délicate, plus émotive, plus humaine. Elle exige plus de flexibilité, de doigté, d’indulgence dans nos interventions, mais la même fermeté en regard des objectifs et des bonnes pratiques. Soyez prêts à donner de la personnalité à votre tiroir de chaussettes!

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