Conseils pour les appels d’offres : combien d’agences doit-on inviter?

« Trop, c’est comme pas assez! »

– Mon père, à propos du sirop d’érable, du fromage et probablement des appels d’offres

Le point de vue de l’agence

Une des premières questions que nous nous posons quand nous recevons un appel d’offres, c’est :

« Combien d’agences sont invitées? »

Le calcul que nous faisons est simple : en supposant que les agences invitées soient toutes du même niveau, plus il y a d’agences, moins le pourcentage de l’emporter est élevé.

Nous publions un porte-folio ou une liste de clients en ligne. Nous avons une réputation. Nos sites Web expliquent ce que nous faisons. Nos articles transmettent notre expertise et notre philosophie, le ton de nos communications dévoile notre personnalité. Tout le monde laisse des traces sur les réseaux sociaux.

Bref, il y a assez d’information disponible pour permettre aux clients de procéder à une présélection avant de lancer un appel d’offres sur invitation.

Au-delà d’un certain nombre d’agences invitées, nous considérons que le client n’a peut-être pas fait ses devoirs. Si nous calculons que le risque de perdre temps et argent est trop élevé, nous nous concentrerons sur d’autres opportunités.

Le point de vue du client

Au-delà d’un certain budget prévu, les règles de gouvernance obligent la plupart des organisations à procéder par appels d’offres.

Obtenir plusieurs propositions est une bonne chose : la compétition augmente la qualité des offres et met une certaine pression sur les prix.

Rencontrer plusieurs compétiteurs permet aussi d’avoir des points de vue différents sur le problème que le client cherche à régler (à condition que l’appel d’offres permette une certaine créativité dans les solutions proposées… Nous y reviendrons plus tard.)

Mais ce processus amène une charge de travail aussi pour le client : il faut rédiger l’appel d’offres, analyser les propositions reçues, rencontrer les agences une première fois, revoir les finalistes une deuxième fois, annoncer les bonnes et les mauvaises nouvelles une fois la sélection terminée, préparer les contrats…

Tout le monde a donc avantage à inviter un nombre raisonnable de compétiteurs!

Quelques pistes

• Nous suggérons d’inviter 3 agences à répondre à votre appel d’offres. Si vous travaillez déjà avec des gens dont vous êtes satisfaits, invitez-les aussi pour un total de 4 agences. Ce nombre permet un équilibre entre une variété suffisante et des efforts raisonnables.
• Considérez offrir un certain avantage à l’agence sortante (si vous en êtes satisfait). La courbe d’apprentissage des nouveaux venus amène toujours un coût, des efforts et des risques supplémentaires. Soyez transparent à ce sujet avec ceux que vous invitez à proposer leurs services.
• Invitez des agences comparables : comparer une firme établie à des nouveaux venus sur la base du prix est déloyal. Comparer ceux qui prennent le temps d’éduquer la clientèle avec ceux qui suivent la parade l’est aussi.
• Évitez d’inviter une « bonne » agence (avec qui vous souhaitez travailler) et 2 que vous jugez moins compatibles. Nous nous en rendons presque toujours compte, et ni vous ni nous n’avons envie de vivre le moment inconfortable où cela devient une évidence pendant les présentations.
• Demandez une rencontre exploratoire lors de l’étape de présélection. Vous pourrez ainsi parler de votre projet, valider que les agences peuvent le mener à bien, éclaircir ce que vous ne comprenez pas de l’information disponible en ligne, etc.
• Ne négligez pas l’importance de la compatibilité des caractères : tous les projets amènent des difficultés, des imprévus et des frustrations. N’invitez que des gens avec qui vous vous sentirez en confiance quand il y aura des vagues.

(Ce billet est une suite de l’article « Obtenir les services d’une agence numérique grâce à un appel d’offres public bien rédigé. »)by