Renouveler le consentement d’adhésion à votre liste d’envoi avec Campaign Monitor

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Maintenant que nous sommes soumis à la Loi canadienne anti-pourriel C-28, il nous faut trouver un moyen simple de renouveler l’adhésion à nos listes et d’assurer que nos listes d’envoi sont «légales». Je vous propose une manière accessible de le faire à partir de Campaign Monitor en 10 étapes simples.


1 – Dupliquer votre liste
2 – Paramétrer le centre de préférences
3 – Utiliser un modèle simple dépourvu de liens, publicités ou partenaires
4 – Déterminer les liens essentiels seulement
5 – Déterminer le message à acheminer
6 – La relance
7 – Exporter la liste des adhérents et éliminer les exclusions
8 – Importer la nouvelle liste
9 – Paramétrer la liste en tant que «Confirmed Opt In»
10 – Mettre à jour tous les points d’entrée de la liste

1- Dupliquer votre liste

Cette étape est utile pour 2 principales raisons:

Le premier avantage est que vous repartirez avec une nouvelle liste dans laquelle les désinscrits (unsubscribed) et les rebonds (bounced) auront été retirés. De cette manière, vous pourrez constater ceux qui se désinscrivent à la suite de l’opération de renouvellement. Les rebonds sont les adresses qui sont injoignables par les serveurs ou qui n’existent plus. Les raisons peuvent être multiples, circonstancielles (une boîte trop pleine, un serveur lent ou une gestion de pourriels) ou permanentes. Les rebonds n’affectent pas votre liste. Ils sont un indicateur tout simplement. Notez par ailleurs que l’utilisation de l’adhésion confirmée (Confirmed Opt In) est recommandée et permet de réduire le nombre de rebonds.

Le deuxième avantage est qu’il vous sera possible de créer un centre de préférences propre à cette liste. Le centre de préférences permet aux propriétaires d’adresse d’effectuer des modifications à leurs coordonnées. Cette étape sera essentielle au déroulement de l’opération.

Comment dupliquer ma liste dans Campaign Monitor

Pour dupliquer votre liste, il vous faut:

  1. Exporter celle-ci dans un format compatible. Campaign Monitor offre 2 possibilités de format, soit le CSV (valeurs séparées par des virgules) et le TXT (valeurs séparées par des tabulations). Il favorise le CSV.
  2. Créer une nouvelle liste en important le fichier tout simplement.
  3. Intituler adéquatement la nouvelle liste pour éviter la confusion.

CM_Exportation

2- Paramétrer le centre de préférences

Le centre de préférences est géré sur 2 niveaux:

    • globalement pour l’identité de l’organisation, les couleurs de fonds, le message d’accueil et la langue; cette personnalisation de base s’applique de manière standard à tous les modèles.

CM_PreferenceSettingsCM_List-CustomFields

    • puis de manière spécifique à chaque liste, vous pouvez déterminer quels champs ajouter au formulaire. Les champs «Nom» et «courriels» sont standards.

Ajout d’une case à cocher au formulaire de base

Lorsque vous cliquez sur la liste souhaitée, vous accédez à un choix d’actions possibles dans la colonne de droite. Sélectionnez Custom fields.

CM_Multiple-option-field

Vous devez ensuite ajouter un nouveau champ en sélectionnant la catégorie des choix multiples. De cette manière, vous obtiendrez une case à cocher.

Vous pouvez y inscrire un seul choix que vous énoncerez comme bon vous semble. C’est peut-être le temps de rendre le processus moins administratif, mais dites-vous que l’énoncé doit être sans équivoque, par exemple: «Consentement / Oui, oui! Je veux bien recevoir les communications de EntrepriseX.»

Gérer des champs obligatoires

N’ajoutez pas de champs inutiles et ne profitez pas de l’occasion pour obtenir d’autres informations. Cette démarche n’a qu’un seul objectif, respectez-le.

Par conséquent, les trois champs d’information doivent être visibles et obligatoires. Vous pourriez maintenir le champ «Nom» facultatif comme c’est le cas par défaut, mais il s’agit ici d’un consentement «exprès». Or l’adresse courriel n’est souvent pas suffisamment explicite. Le nom complet est obligatoire.

CM_Add-Field

3- Utiliser un modèle simple dépourvu de liens, publicités ou partenaires

Utiliser un modèle d’infolettre simple mettant en valeur votre identité. N’utilisez pas un modèle générique ni un modèle comportant des éléments promotionnels. Il s’agit principalement d’un avis, respectez la sobriété de ce type de message. Et tant qu’à y être, essayez les nouvelles propriétés de Canvas, une nouvelle fonctionnalité de Campaign Monitor.

4- Déterminer les liens essentiels seulement

Ne placez pas d’autres appels à l’action comme des liens vers des partenaires ou vers l’architecture de votre site. Vous souhaitez concentrer l’attention de vos lecteurs sur une seule action, confirmer leur intention à recevoir vos communications.

5- Déterminer le message à acheminer

Il est important  de rédiger le message à acheminer en tenant compte que la validation s’exécute sur une page externe. En effet, ni la validation ni le formulaire ne sont complétés à même le courriel. Il s’agit d’un lien vers une page de votre compte Campaign Monitor. Par conséquent, orientez le message pour informer le lecteur de cette manoeuvre.

Évitez un appel à l’action formulé ainsi:

«Confirmez votre consentement en cliquant sur le lien» ou «Je consens à recevoir les communications de EntrepriseX».

Optez davantage pour:

«Je souhaite mettre à jour mon consentement à recevoir les communications de l’EntrepriseX» ou «Je souhaite accéder au centre de préférences pour consentir à recevoir des communications de l’EntrepriseX»

6- La relance

Il n’est pas souhaitable d’effectuer une relance, car vous ne souhaitez pas harceler votre clientèle. Cependant, ce choix relève de votre stratégie. Dites-vous cependant que si vous souhaitez effectuer une relance, ne le faites qu’auprès des gens qui n’ont pas ouvert le courriel (Not Opened). Vous devrez donc effectuer une exportation de cette liste et créer une nouvelle liste de relance.

7 – Exporter la liste des adhérents et éliminer les exclusions

Je vous recommande d’attendre de 14 à 30 jours avant de procéder à l’exportation de votre liste. En période de vacances, certaines personnes ne prendront leur courriel qu’au retour.

Processus et format d’exportation

  1. Exportez la liste des gens actifs. Attention, il ne s’agit pas de votre liste finale. Ceux qui n’ont pas ouvert le courriel y apparaissent encore. Cependant, en exportant la liste, vous obtiendrez les informations de validation.
  2. Cette fois-ci, je vous recommande d’exporter la liste dans le format TXT (séparé par tabulation). Ce format s’ouvrira dans un tableur comme Excel, mais permettra d’afficher les informations dans des colonnes séparées.
  3. Éliminez les gens n’ayant pas confirmé. Si vous avez effectué une relance, faites de même avec la seconde liste.
  4. Fusionnez les listes

8- Importer la nouvelle liste

Importer la nouvelle liste en prenant soin de l’identifier adéquatement. La liste peut porter la mention «legal» dans son libellé afin qu’elle se distingue des autres.

9- Paramétrer la liste en tant que « Confirmed Opt In« 

Dorénavant, nous vous recommandons fortement d’opter pour la formule d’adhésion confirmée (Confirmed Opt-In). Il s’agit d’une étape de plus dans le processus d’incorporation à la liste, mais cette étape permet d’éviter que quelqu’un procède à l’inscription d’un autre individu. Il ajoute aussi une protection supplémentaire à votre intention.

Avec cette formule, l’adhérent reçoit un courriel de confirmation ainsi qu’un lien cliquable pour valider l’adhésion en 2 temps.

10- Mettre à jour tous les points d’entrée de la liste

Maintenant que vous détenez une liste toute «propre», il est important de mettre à jour les différents points d’entrée et les liants à cette liste. Si vous avez des formulaires d’adhésion sur votre site Web et sur votre blogue, chez d’autres partenaires, il est important que vous vous assuriez que vos nouveaux adhérents figurent dans la nouvelle liste dite «légale».

Mise en garde

CM_OptIn-Renew-ViewNe vous attendez pas à conserver tous vos adhérents. Ce processus dépend beaucoup du taux d’ouverture de vos infolettres. Les taux moyens d’ouverture devraient se trouver autour de 40%. Ceci dépend aussi du nombre d’adhérents dans la liste et du type de clientèle. Cependant, dites-vous que votre objectif est de préserver un pourcentage similaire d’adhésions.

Attention! Ne mélangez pas les types de consentement

Comme la loi permet aussi le consentement tacite (accord implicite, mais plus difficile à prouver), valide pour une période de 2 ans, je vous suggère de créer une liste spécifique contenant les abonnés que vous aurez ajoutés pour des raisons de lien d’affaires. Vous pourrez par la suite renouveler le consentement des abonnées à cette liste en utilisant le même procédé. De cette manière, les consentements «tacites» deviendront des consentements «exprès» que vous pourrez ajouter à votre liste principale et légale.

Enfin, le même processus peut être appliqué avec d’autres logiciels. Certaines fonctionnalités varient toutefois et la méthode pour créer un tel type d’envoi peut être plus ou moins laborieuse.

Bon succès!

> Pour en savoir plus sur la Loi canadienne anti-pourriel, consultez notre billet: 28 choses à savoir sur la loi antipourriel C-28.

> Vous trouverez aussi quelques informations utiles quant à la mise en forme de vous courriels dans l’article de Jason Rodriguez: Can Email Be Responsive? | A List ApartFacebooktwittergoogle_pluslinkedinFacebooktwittergoogle_pluslinkedinby feather

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